रोकड़ बही (Cash Book); कैश बुक, एक नकद पुस्तक एक वित्तीय पत्रिका है जिसमें सभी नकद प्राप्तियां और भुगतान शामिल हैं, जिसमें बैंक जमा और निकासी शामिल हैं; कैश बुक में प्रविष्टियां फिर सामान्य खाता बही में पोस्ट की जाती हैं; रोकड़ बही/कैश बुक का उपयोग नकद प्राप्तियों और भुगतानों को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है; एक cash book एक विशेष journal है, जिसका उपयोग सभी नकद प्राप्तियों और नकद भुगतानों को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है।
रोकड़ बही (Cash Book) को जानें और समझें।
यह मूल प्रविष्टि की पुस्तक के साथ-साथ खाता बही के रूप में भी काम करता है; रसीद और नकदी के भुगतान से संबंधित प्रविष्टियां पहले कैश बुक में दर्ज की जाती हैं और फिर संबंधित खाता बही खातों में पोस्ट की जाती हैं; इसके अलावा, एक बही खाता बही में एक नकद खाते के लिए एक विकल्प है; एक कंपनी जो ठीक से कैश बुक का रखरखाव करती है, उसे अपने खाता बही में नकद खाता खोलने की आवश्यकता नहीं है।
रोकड़ बही (Cash Book) का मतलब।
एक पुस्तक जिसमें धन की रसीदें और भुगतान दर्ज किए जाते हैं; नकद पुस्तक मूल प्रविष्टि की एक प्राथमिक पुस्तक है और इसमें कालानुक्रमिक क्रम में उद्यम के सभी नकद लेनदेन शामिल हैं; कैश बुक मूल प्रविष्टि की एक पुस्तक है जिसमें नकदी से जुड़े लेन-देन को दर्ज किया जाता है, जब वे होते हैं; इसके दो पहलू हैं; “डेबिट साइड” जिसमें सभी रसीदें दर्ज की जानी हैं और “क्रेडिट साइड” जिसमें सभी भुगतान दर्ज किए जाने हैं।
कैश बुक मूल प्रविष्टि (या prime entry) की पुस्तक है क्योंकि स्रोत दस्तावेजों से पहली बार लेनदेन रिकॉर्ड किया जाता है; कैश बुक इस अर्थ में एक बही है कि यह एक नकद खाते के रूप में डिज़ाइन की गई है और डेबिट पक्ष पर नकद प्राप्ति और क्रेडिट पक्ष पर नकद भुगतान रिकॉर्ड करती है; इस प्रकार, कैश बुक एक पत्रिका और एक बही दोनों है।
कैश बुक/रोकड़ बही के प्रकार।
चार प्रमुख प्रकार की कैश बुक हैं जो कंपनियां आमतौर पर अपने नकदी प्रवाह के लिए खाते में रखती हैं; ये नीचे दिए गए हैं:
- केवल नकद लेनदेन रिकॉर्ड करने के लिए एक एकल कॉलम रोकड़ बही (single column cash book)।
- नकदी के साथ-साथ बैंक लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए एक डबल / दो कॉलम रोकड़ बही (double/two column cash book)।
- नकद, बैंक और खरीद छूट और बिक्री छूट को रिकॉर्ड करने के लिए एक ट्रिपल / तीन कॉलम नकद पुस्तक (triple/three column cash book), और।
- एक छोटा रोकड़ बही (petty cash book), दिनभर के नकद खर्चों को दर्ज करने के लिए।
अब समझाइए;
एकल कॉलम रोकड़ बही (Single-column cash book)।
इस कैश बुक में हर तरफ एक राशि का कॉलम है; सभी नकद रसीद रसीद पक्ष और सभी नकद भुगतान भुगतान पक्ष पर दर्ज किए जाते हैं; वास्तव में, यह पुस्तक कैश अकाउंट के अलावा और कुछ नहीं है।
कैश रसीद और नकद भुगतान की रिकॉर्डिंग के लिए सरल कैश बुक में प्रत्येक पक्ष (डेबिट और क्रेडिट) पर केवल एक राशि का कॉलम होता है।
डबल / दो कॉलम रोकड़ बही (double/two column cash book)।
इस नकद पुस्तक में दो राशि स्तंभ हैं (एक नकदी के लिए और दूसरा छूट के लिए) प्रत्येक पक्ष में; सभी नकद प्राप्ति और छूट की रसीद पक्ष में दर्ज की जाती है और सभी नकद भुगतान और प्राप्त किए गए भुगतान भुगतान पक्ष पर दर्ज किए जाते हैं।
यदि संगठन के पास केवल नकद लेन-देन है, तो दोनों ओर एकल राशि कॉलम वाली सरल कैश बुक रखी गई है; हालांकि, सुरक्षा और कानूनी बंधनों के कारण, कभी-कभी लेनदेन को बैंकों के माध्यम से रूट करना पड़ता है; कैशियर द्वारा जारी रसीद नकद प्राप्तियों का स्रोत दस्तावेज है।
ट्रिपल / तीन कॉलम नकद पुस्तक (triple/three column cash book)।
इस कैश बुक में तीन तरफ कॉलम हैं (एक कैश के लिए, एक बैंक के लिए और दूसरा डिस्काउंट के लिए); सभी नकद प्राप्तियां, बैंक में जमा और अनुमत अनुमति रसीद पक्ष पर दर्ज की जाती हैं और सभी नकद भुगतान, बैंक से निकासी और प्राप्त भुगतान भुगतान पक्ष पर दर्ज किए जाते हैं; वास्तव में, एक तीन-कॉलम कैश बुक, कैश अकाउंट के साथ-साथ बैंक खाते के उद्देश्य को पूरा करती है; इसलिए, इन दोनों खातों को खाता बही में खोलने की आवश्यकता नहीं है; वित्तीय लेखांकन क्या है? अर्थ और परिभाषा।
छोटा रोकड़ बही (petty cash book)।
Petty cash book एक तरह की कैश बुक होती है, जिसमें बड़ी संख्या में छोटे भुगतान जैसे रिकॉर्ड, कार्टेज, डाक, टेलीग्राम और अन्य खामियों के तहत रिकॉर्ड किया जाता है; ये खर्च प्रकृति में दोहराए जाते हैं; यदि सभी छोटे और दोहराए गए भुगतान मुख्य कैशियर द्वारा नियंत्रित किए जाते हैं और मुख्य कैश बुक में दर्ज किए जाते हैं तो प्रक्रिया बोझिल हो जाती है।
कैश बुक बहुत भारी हो सकती है और कैशियर को ओवरबर्ड किया जा सकता है; “अपवाद द्वारा प्रबंधन” के नियम को लागू करते हुए मुख्य कैशियर को छोटी और छोटी वस्तुओं के लिए परेशान नहीं किया जाना चाहिए; बड़े संगठन आमतौर पर “Petty कैशियर” के रूप में जाना जाने वाले एक या अधिक कैशियर की नियुक्ति करते हैं और Petty खर्च को संभालने का काम करते हैं।
कभी-कभी छोटे और छोटे खर्चों को संभालने का काम एक मौजूदा कर्मचारी को सौंपा जाता है, जो अपने सामान्य कर्तव्यों के अलावा इन छोटे और छोटे नकद लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए एक अलग कैश बुक रखता है; इस प्रयोजन के लिए ऐसे कर्मचारी द्वारा Petty कैश बुक का रखरखाव किया जाना है; छोटे और छोटे खर्चों को दर्ज करने के लिए नियुक्त Petty कैशियर सिस्टम पर काम करता है।
रोकड़ बही की विशेषताएं:
कैश बुक /रोकड़ बही की मुख्य विशेषताएं इस प्रकार हैं:
केवल नकद और बैंक लेनदेन रिकॉर्ड:
रोकड़ बही में, नकद और / या बैंक से संबंधित लेनदेन दर्ज किए जाते हैं; गैर-नकद लेनदेन को कैशबुक में दर्ज नहीं किया जा सकता है।
कालानुक्रमिक क्रम में रिकॉर्ड किए गए हैं:
सभी लेनदेन नकद पुस्तक में कालानुक्रमिक क्रम में दर्ज किए जाते हैं अर्थात् उनकी घटना के क्रम में।
नकद कॉलम में क्रेडिट बैलेंस नहीं हो सकता है:
कैश बुक के कैश कॉलम में क्रेडिट बैलेंस नहीं हो सकता है; जिसका अर्थ है कि कैश कॉलम का क्रेडिट पक्ष कैश कॉलम के डेबिट पक्ष से अधिक नहीं हो सकता है; ऐसा इसलिए है क्योंकि उद्यम के पास इससे अधिक भुगतान नहीं हो सकता है; इसका मतलब यह है कि कैश बुक के कैश कॉलम में डेबिट बैलेंस या बैलेंस नहीं होना चाहिए; जब कुल प्राप्तियां कुल भुगतान के बराबर हों, लेकिन किसी भी स्थिति में क्रेडिट बैलेंस नहीं।
जर्नल के समान:
एक जर्नल की तरह, लेनदेन (केवल नकदी / बैंक) उनकी उत्पत्ति के समय और उनकी घटना के क्रम में दर्ज किए जाते हैं; कैश बुक में खाता बही के लिए एक कॉलम भी होता है; और, लेन-देन उनके संक्षिप्त विवरण के साथ दर्ज किए जाते हैं।
लेजर के समान:
रोकड़ बही का प्रारूप एक लेज़र जैसा होता है; किसी भी बही की तरह, कैश बुक के दो पहलू हैं; डेबिट पक्ष और क्रेडिट पक्ष; डेबिट पक्ष को रसीद पक्ष के रूप में और क्रेडिट पक्ष को भुगतान पक्ष के रूप में जाना जाता है; कैशबुक में भी “To” और “By” शब्दों का उपयोग किया जाता है; कैश बुक भी संतुलित है और किसी भी खाता बही की तरह, कैश बुक के संतुलन को आगे बढ़ाया जाता है और समय-समय पर आगे लाया जाता है।
जर्नल और लेजर दोनों:
नकद / बैंक की रसीद और भुगतान से जुड़े लेनदेन रोकड़ बही में दर्ज किए जाते हैं; एक पत्रिका के साथ-साथ एक बहीखाता का उद्देश्य इसके द्वारा परोसा जाता है; कैश ट्रांजेक्शन को कैशबुक में संक्षिप्त विवरण के साथ दर्ज किया जाता है, न कि जर्नल में क्योंकि कैश बुक को मूल प्रविष्टि की पुस्तक भी माना जाता है।
रोकड़ बही में दिखाई देने वाले लेन-देन सीधे उनके संबंधित खाता बही खातों में पोस्ट किए जाते हैं; नकद खाते में पोस्ट करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि यह एक खाता खाता है; एक पत्रिका के विपरीत, जहां इसमें दर्ज प्रविष्टियों के लिए दो पोस्टिंग की आवश्यकता होती है; कैश बुक में दर्ज सभी लेनदेन के लिए केवल एक पोस्टिंग की आवश्यकता होती है।
सहायक पुस्तक और साथ ही प्रधान पुस्तक:
अन्य सहायक पुस्तकों के विपरीत, रोकड़ बही भी एक प्रमुख पुस्तक है; अन्य सहायक पुस्तकें; बिक्री पुस्तक और खरीद पुस्तक आदि इस अर्थ में अधूरी जानकारी प्रदान करते हैं; कि, ये पुस्तकें केवल क्रेडिट लेनदेन और संबंधित खाता बही को रिकॉर्ड करती हैं; ताकि कुल बिक्री और खरीद की गणना की जा सके।
हालांकि, जब रोकड़ बही तैयार की जाती है; तो नकद खाता तैयार करने की आवश्यकता नहीं होती है, क्योंकि क्रेडिट लेनदेन को रिकॉर्ड करने का सवाल ही नहीं उठता है; क्योंकि यह केवल नकद लेनदेन को रिकॉर्ड करता है; इसलिए, कैश बुक की शेष राशि सीधे ट्रायल बैलेंस में दर्ज की जाती है।
इस प्रकार, कैश बुक लेखांकन वर्ष के अंत में और किसी भी समय उद्यम के नकद लेनदेन से संबंधित पूरी जानकारी दिखाती है; इसलिए, यह एक सहायक पुस्तक और एक प्रमुख पुस्तक के रूप में जाना जाता है।
