लिखित संचार का परिभाषा, विशेषताएं, लाभ और नुकसान (Written Communication definition Hindi)
लिखित संचार का परिचय (Written Communication introduction Hindi); जबकि भाषण हमारे पास बहुत स्वाभाविक और सहज रूप से आता है, लेखन गंभीर अभ्यास और विचार के सावधान संगठन के बाद आता है; यह लेख लिखित संचार परिभाषा (Written Communication definition Hindi) के बारे में बताता है उनके महत्वपूर्ण विषय के साथ – परिचय, अर्थ, विशेषताएं, लाभ और नुकसान; शब्द “लिखना (Write)” पुराने अंग्रेजी शब्द “लिखित (Written)” से लिया गया है जिसका मतलब खरोंच, आकर्षित या इन्सुलेट करना है; यह दर्शाता है कि आदमी ने रॉक चेहरे, सूखे खाल, पेड़ की छाल, और मिट्टी की गोलियों पर प्रतीकों को खींचने, उभारने या उकसाने की लंबी प्रक्रिया के माध्यम से लिखना सीखा; किसी भी भाषा की वर्णमाला, इसलिए, विकास का एक परिणाम है।
लिखित संचार का परिभाषा, परिचय, अर्थ, विशेषताएं, लाभ/फायदे और नुकसान/सीमाएं (Written Communication definition Hindi – introduction, meaning, features, advantages, and disadvantages)
उसी तरह, वर्णों के वर्णों या अक्षरों के संयोजन, शब्दों और वाक्यों को शब्दों में पैराग्राफ में शामिल करना, मनुष्य के संचार के प्रयास, और उसके संचार को किसी प्रकार की स्थायित्व या संरक्षण देने के लंबे इतिहास से गुजरा है; इस प्रयोजन के लिए, प्रत्येक भाषा ने अपने स्वयं के व्याकरण के नियमों को विकसित किया है, हालांकि कई भाषाओं के समूह में कम या ज्यादा समान नियम हैं; लेकिन, लिखित रूप में इन नियमों का सख्ती से पालन करना होगा।
दूसरी ओर, भाषण अधिक लचीला है; इसमें लेखन का स्थायित्व भी नहीं है; जब तक कोई टाइपस्क्रिप्ट या टेप नहीं है या एक साथ नोट नहीं किए जाते हैं, तब तक भाषण सुनाई देता है और जल्दी या बाद में भूल जाता है; जिस तरह मौखिक संचार के बिना सामाजिक जीवन के बारे में सोचना असंभव है, उसी तरह बिना लिखित संचार के किसी व्यवसाय या संगठन के बारे में सोचना भी उतना ही असंभव है; इसके विभिन्न कारण हैं; पहले स्थान पर, एक संगठन में, लोगों को आमने-सामने संचार करने के लिए बहुत सारे हैं।
वे आम तौर पर व्यापक भौगोलिक दूरियों में फैले होते हैं और कभी-कभी टेलीफोन से भी जुड़े नहीं होते हैं; स्थिति तेजी से बदल रही है; लेकिन, फिर भी, पत्रों का आदान-प्रदान हमेशा की तरह महत्वपूर्ण है; इसके अलावा, लोगों को प्राधिकरण और जिम्मेदारी की निर्धारित सीमाओं के भीतर कार्य करना पड़ता है; लिखित संचार की अनुपस्थिति में, जिम्मेदारी निर्धारित करना आसान नहीं है; यह किसी भी प्रबंधक की जिम्मेदारी है कि वह कागज पर संवाद करे।
लिखित संचार का अर्थ और परिभाषा (Written Communication definition meaning Hindi):
लिखित संचार, इस तरह, संगठनात्मक जीवन का एक अनिवार्य हिस्सा है; टेलीफोन, टेलेक्स, फैक्स मशीनों ने किसी भी तरह से पत्रों के महत्व को प्रभावित नहीं किया है; उन्होंने केवल ट्रांसमिशन के मोड को बदल दिया है और अक्षरों या मेमो के आदान-प्रदान को बहुत तेज कर दिया है; इसीलिए पत्र, ज्ञापन, एजेंडा, नियमावली, हैंडबुक, रिपोर्ट आदि सहित लिखित संचार अभी भी जारी है।
एक “लिखित संचार” का अर्थ है पत्र, परिपत्र, मैनुअल, रिपोर्ट, टेलीग्राम, कार्यालय ज्ञापन, बुलेटिन, आदि के माध्यम से संदेश, आदेश या निर्देश भेजना; यह संचार का एक औपचारिक तरीका है और कम लचीला है; आज के कारोबार की दुनिया में लिखित संचार का बहुत महत्व है।
लिखित संचार परिभाषा [अंग्रेजी] है; एक लिखित दस्तावेज़ ठीक से भविष्य के संदर्भ के लिए एक स्थायी रिकॉर्ड बन जाता है। यह कानूनी सबूत के रूप में भी उपयोग कर सकता है; यह गोपनीय और आकस्मिक संचार के लिए समय लेने वाली, महंगी और अनुपयुक्त है; यह मन की एक अभिनव गतिविधि है; व्यावसायिक विकास के लिए योग्य प्रचार सामग्री तैयार करने के लिए प्रभावी लिखित संचार आवश्यक है।
भाषण लिखने से पहले आया था; लेकिन, भाषण की तुलना में लेखन अधिक अद्वितीय और औपचारिक है; प्रभावी लेखन में शब्दों की सावधानीपूर्वक पसंद, वाक्य निर्माण में उनके संगठन के साथ-साथ वाक्यों की सामंजस्यपूर्ण रचना शामिल है; इसके अलावा, लेखन भाषण से अधिक वैध और विश्वसनीय है; लेकिन, जबकि भाषण सहज है, लेखन में देरी का कारण बनता है और प्रतिक्रिया के रूप में समय नहीं लगता है; लिखित संचार, प्रभावी होने के लिए, स्पष्ट, पूर्ण, संक्षिप्त, सही और विनम्र होना चाहिए।
लिखित संचार की विशेषताएं (Written Communication features Hindi):
नीचे लिखित संचार की निम्नलिखित मुख्य विशेषताएं हैं;
लिखित संचार अनिवार्य रूप से एक रचनात्मक गतिविधि है; यह एक ऐसी गतिविधि है जिसके लिए सचेत और रचनात्मक प्रयास की आवश्यकता होती है; इस प्रयास की रचनात्मकता मन द्वारा उत्पादित उत्तेजनाओं से आती है।
मौखिक संचार की उत्तेजनाओं को संवेदी रिसेप्टर्स द्वारा बाहर से उठाया जाता है; दूसरे शब्दों में; लिखित संचार अधिक विशेष रूप से, मौखिक संचार की तुलना में अधिक सावधानी से सोचा जाता है, जो संकेतों को एक सहज प्रतिक्रिया के आधार पर बाहर से उठाया जाता है। एक उदाहरण के रूप में, हम उस रिपोर्ट को लिखना शुरू करते हैं जिसे हम प्रस्तुत करना चाहते हैं या जिसे हमें लिखने के लिए कहा गया है; इस उद्देश्य के लिए, हम सभी आवश्यक जानकारी या डेटा एकत्र करते हैं; फिर, हम इसे अपनी तार्किक विचार प्रक्रियाओं के माध्यम से संसाधित करते हैं और हमारे संचार को कूटबद्ध करते हैं।
यह आमने-सामने की संचार स्थिति नहीं है; संदेशों या बाहरी उत्तेजनाओं का कोई आदान-प्रदान नहीं होता है; यह लगभग पूरी तरह से मन की रचनात्मक गतिविधि है।
अतिरिक्त विशेषताएँ;
लिखित संचार की मुख्य विशेषता यह है कि इसमें आमने-सामने मौखिक संचार की तुलना में कम चक्र हैं; मौखिक संचार में प्रतीकों के कई आदान-प्रदान होते हैं, जिससे कई चक्र होते हैं; अधिकांश लिखित संचार एक-चक्र घटना है।
आमतौर पर, एक संदेश भेजा और प्राप्त होता है, और यह घटना का अंत है; बेशक, पत्र संचार आदान-प्रदान के चक्र को दोहराते हैं; लेकिन, वे एक संवाद या अनौपचारिक बैठक में शामिल चक्रों के त्वरित उत्तराधिकार के साथ तुलना नहीं कर सकते हैं।
यह एक रचनात्मक गतिविधि है जिसे तैयार उत्पाद पर पहुंचने के लिए बहुत अधिक कल्पना और प्रयास की आवश्यकता होती है; जबकि मौखिक संचार सहज है, सचेत प्रयास पर लिखित संचार आधार।
मौखिक संचार एक कई चक्र की घटना है; मौखिक संदेशों को एक तत्काल प्रतिक्रिया मिलती है जो शब्दों के आगे आदान-प्रदान के लिए बहुत बार होती है; लिखित संचार में यह संभव नहीं है; अधिकतर यह एक-चक्र की घटना है; लिखित संचार सबसे शक्तिशाली और मान्य संचार है; क्यों? एक वैध दस्तावेज के साथ जरूरत पड़ने पर यह संचार पूरी तरह से साबित हो सकता है।
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अर्थ और सुविधाओं/विशेषताएं के बाद, लिखित संचार के निम्नलिखित लाभ/फायदे हैं;
रिकॉर्ड, संदर्भ इत्यादि प्रदान करने में इसका लाभ है; तैयार संदर्भ के अभाव में, बड़ी उलझन पैदा हो सकती है और संगठन का काम लगभग रुक जाएगा।
यह नीति और प्रक्रिया में एकरूपता को बढ़ावा देता है; यह संगठन के कामकाज के लिए स्पष्ट दिशा निर्देश देने का एकमात्र साधन है।
वे बड़े पैमाने पर मेल के माध्यम से बड़े दर्शकों तक पहुंच देते हैं; बड़े पैमाने पर लोगों तक पहुंचने और ग्राहकों को जीतने के लिए बुद्धिमानी से तैयार किए गए “मेलशॉट्स” या अवांछित परिपत्रों के माध्यम से जीतना आम बात है; उदाहरण के लिए, जब भी दोपहिया का कोई नया ब्रांड बाजार में पेश होता है, या कोई बैंक कुछ आकर्षक डिपॉजिट / इन्वेस्टमेंट स्कीम के साथ आगे आता है, तो वह किसी संस्था / संगठन के सभी सदस्यों के नाम और पते प्राप्त करने में सफल होता है, जो उन्हें अपनी सेवाएं आसानी से प्रदान करते हैं।
उचित रिकॉर्ड, पत्र, रिपोर्ट और मेमो का रखरखाव संगठन के कानूनी बचाव का निर्माण करता है; संगठनों के पास आमतौर पर उनके कानूनी सलाहकार होते हैं, जो तब तक किसी भी तरह की मदद नहीं कर सकते जब तक कि उनके लिए उचित रिकॉर्ड उपलब्ध न हो।
अधिक लाभ:
अच्छा लिखित संचार संगठन की छवि बनाता है; इसलिए, यह बिल्कुल आश्चर्यजनक नहीं है, कि कुछ प्रसिद्ध कंपनियों के निवर्तमान पत्रों / संदेशों को अनुकरण करने के लिए उदाहरण के रूप में उद्धृत किया गया है।
लिखित संचार में सटीक और अस्पष्ट होने का लाभ है; किसी भी पत्र, मेमो या रिपोर्ट का मसौदा तैयार करने में बड़ी सावधानी बरतनी होती है, ताकि संदेश प्रभावी रूप से सामने आए; मौखिक संचार अक्सर भ्रम को जन्म दे सकता है, क्योंकि प्रत्येक वक्ता के पास खुद को डालने का अपना तरीका होता है।
एक संगठन की वृद्धि काफी हद तक, उसके पुराने, सुव्यवस्थित रिकॉर्ड और बैठकों के मिनटों के संदर्भ में बढ़ावा देती है।
यह संचार जिम्मेदारियों के उचित असाइनमेंट की सुविधा देता है; कोई कभी-कभी बोले जाने वाले शब्दों पर वापस जा सकता है, लेकिन कागज पर लिखे गए शब्दों पर नहीं; इसके अलावा, निचला कर्मचारी अधिक जिम्मेदारी से व्यवहार करता है, और यह भी सुरक्षित महसूस करता है, जब संचार लिखित रूप में भेजा जाता है।
लिखित संचार भी निम्न नुकसान या सीमाओं से ग्रस्त है:
वे लोगों के हाथों में अप्रभावी होने का जोखिम चलाते हैं, अन्यथा उनकी नौकरी में अच्छा है, लेकिन अभिव्यक्ति में खराब है; इसलिए यह एक मॉडेम संगठन की गंभीर चिंता है जो ऐसे लोगों को भर्ती करने के लिए है जो अभिव्यक्ति में बहुत अच्छे हैं, विशेष रूप से पत्र और रिपोर्ट लेखन क्षमता में।
यह एक महंगी प्रक्रिया भी है; यह स्टेशनरी और पत्र लिखने और बाहर भेजने में शामिल लोगों की संख्या के मामले में बहुत खर्च होता है।
वे तत्काल प्रतिक्रिया प्राप्त करने में असमर्थता से विकलांग होते हैं; संदेश की एन्कोडिंग और प्रसारण दोनों में समय लगता है, जिसके परिणामस्वरूप तत्काल विलंब होता है; इसलिए, यह एक समय लेने वाली प्रक्रिया है।
अधिक नुकसान:
उनका एक और नुकसान है; लिखित संचार के बदले तत्काल स्पष्टीकरण संभव नहीं है; यदि किसी दूरी पर एक लिखित संदेश का रिसीवर कुछ स्पष्टीकरण चाहता है, तो वह इसे उतनी जल्दी नहीं कर सकता जितना वह चाहता है; उसे एक पैक लिखना होगा और अपनी क्वेरी के उत्तर की प्रतीक्षा करनी होगी।
यह संगठन के परिसर के चारों ओर कागज के पहाड़ बना देता है; यह कार्यालयों में एक आम दृश्य है, और कर्मचारियों को इसे संभालने की कोशिश में एक कठिन समय है; बहुत बार मूल्यवान कागजात खो जाते हैं; इसलिए, प्रबंधकों को अपनी हिरासत में संवेदनशील सामग्री रखने के लिए अतिरिक्त सावधानी बरतनी होगी।
यह समय लेने वाली है; लिखित में संदेश लिखने में अधिक समय लगता है; पत्र लिखना, आदेश, नोटिस आदि लिखना और इसे एक उपयुक्त गंतव्य पर भेजना समय की आवश्यकता है; प्रतिक्रिया प्रक्रिया भी त्वरित नहीं है।
तत्काल स्पष्टीकरण की अनुपस्थिति; निष्कर्ष में, हम कह सकते हैं कि लिखित संचार एक संगठन की रीढ़ है; इसके नुकसान या सीमाएँ जो भी हों; लगभग सभी औपचारिक संचार लिखित में है।
लिखित संचार की परिभाषा (Written Communication definition Hindi) के बाद यह लेख उनके लाभ और नुकसान का भी अध्ययन दर्शाया हैं, साथ ही यह संचार – मौखिक संचार की तरह दिखते हैं।
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