समन्वय (Coordination) किसी संगठन में गतिविधियों को संतुलित करने, समय और एकीकृत करने को संदर्भित करता है; प्रबंधन में समन्वय के सिद्धांत और तकनीक (Coordination principles and techniques Hindi) क्या हैं? व्यवसाय में कई संचालन, कई गुना नीतियां, विविध कौशल, प्रशासनिक प्रक्रियाएं और कार्य शामिल हैं, जिसमें विभिन्न प्रबंधक विभिन्न भूमिकाओं में अपनी प्रतिभा प्रदर्शित करते हैं।
अधिकांश संगठनों में समन्वय की समस्याओं और जरूरतों की एक विस्तृत विविधता है; इसलिए बड़ी संख्या में समन्वय तकनीक विकसित की गई है; समन्वय प्राप्त करने की मुख्य तकनीकया उपकरण इस प्रकार हैं:
समन्वय प्राप्त करने का सबसे पुराना तरीका पर्यवेक्षक की नियुक्ति करना है; उनका कर्तव्य यह देखना है कि अधीनस्थ दूसरों के साथ सामंजस्य बनाकर काम कर रहे हैं; वह दिशात्मक तरीकों को नियोजित कर सकता है, सहायता प्रदान कर सकता है, समन्वय के सिद्धांतों को सिखा सकता है; और, समन्वित प्रयासों को लाने के लिए गतिविधियों को एकीकृत कर सकता है ।
समन्वय प्राप्त करने के लिए संगठन एक बहुत महत्वपूर्ण उपकरण है; प्रत्येक विभाग के अधिकार, उत्तरदायित्व और संबंधों की एक स्पष्ट परिभाषा असहमतियों से बचने में मदद करती है; काम, संगठन सिद्धांतों, संगठन चार्ट और मैनुअल का उचित आवंटन यह सुनिश्चित करता है कि सभी भाग एक-दूसरे के साथ समन्वय से काम करें; यह कुल कार्य को उपविभाजित करने में मदद करता है; इस प्रकार, अच्छी तरह से परिभाषित ढांचा बातचीत और एकीकरण की सुविधा प्रदान करता है।
समन्वय प्राप्त करने के लिए संगठन एक बहुत महत्वपूर्ण उपकरण है; आधुनिक बड़े पैमाने पर संगठनों में अतिविशेषीकरण की ओर रुझान है; इससे अलग-अलग विभागों में ब्यूरोक्रेसी और विभाजन होता है।
इसलिए, विशेषज्ञता के कुछ लाभों का त्याग किया जाना चाहिए और इस तरह के संगठनात्मक ढांचे को विकसित किया जाना चाहिए जिसमें कई विभागों के प्राधिकार और कार्य को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाएगा लेकिन बातचीत की जाएगी; संगठन के विभिन्न विंगों के बीच सौहार्द का अधिक से अधिक सौदा लाने के लिए विभाग की फिर से व्यवस्था करने पर भी विचार किया जा सकता है।
जो लोग पर्सनल मोड का इस्तेमाल करते हैं, वे सीधे उन लोगों से निपटते हैं, जिनकी गतिविधियों को समन्वित किया जाना है; इस डिवाइस का उपयोग करने वाले प्रबंधकों के साथियों, अधीनस्थों और वरिष्ठ अधिकारियों के साथ सीधे संबंध हैं; वे अनौपचारिक और व्यक्ति-से-व्यक्ति संपर्क बनाए रखते हैं; यह शायद समन्वय प्राप्त करने का सबसे प्रभावी साधन है ।
आत्म समन्वय द्वारा समन्वय ए ब्राउन और साइमन द्वारा माना जाता था; ऊपर से समन्वय नहीं थोपा जाना चाहिए। आदर्श समन्वय स्वैच्छिक समन्वय है; यह लोगों के बीच प्रमुख उद्देश्यों को स्थापित करने, आम तौर पर स्वीकार किए जाते हैं, अंतर-व्यक्तिगत और अंतर-विभाग संपर्क प्रदान करने वाले अनौपचारिक अनुबंधों को प्रोत्साहित करके और विचारों के अनौपचारिक आदान-प्रदान के लिए समितियों का उपयोग करके सुरक्षित किया जा सकता है ।
कमान की श्रृंखला एक बेहतर और अधीनस्थ के बीच संबंध बताती है, कमान या पदानुक्रम की श्रृंखला के माध्यम से अधिकार का प्रयोग समन्वय हासिल करने का एक पारंपरिक साधन है।
विभिन्न गतिविधियों को एक बॉस के नियंत्रण में लाया जाता है, जिनके पास आदेश, निर्देश और सुरक्षित अनुपालन जारी करने का अधिकार है; वह अपने अधिकार का प्रयोग करके संघर्षों को सुलझा सकता है; अपनी स्थिति से, एक बेहतर मतभेदों को हल करने और समन्वय प्राप्त कर सकते हैं ।
डेल दो तरह की समितियों का सुझाव देता है जो समन्वय के लिए मददगार हो सकती हैं; पहला कार्यकारी समिति है; यह स्थायी रूप से संगठन के डिजाइन में बनाया गया है; यह शीर्ष स्तरपर नीतिगत मामलों का संचालन करता है; समन्वय उद्देश्यों के लिए समय-समय पर कुछ तदर्थ समितियों की नियुक्ति की जा सकती है; वे अस्थायी हैं और उनके विशिष्ट उद्देश्य हैं; विचारों की पूलिंग के माध्यम से, विभिन्न कौशलों का उपयोग करना और एकरूपता और भागीदारी को प्रोत्साहित करना, समितियां समन्वय में योगदान दे सकती हैं ।
जानकार विशेषज्ञ और विशेषज्ञ भी अन्य प्रबंधकों को सलाह और सहायता प्रदान करके समन्वय प्रक्रिया में सहायता करते हैं; सी.बी. गुप्ता कहते हैं, “एक सामान्य कर्मचारी समूह उद्यम में सभी विभागों के लिए सूचना के समाशोधन और विशेष सलाह के रूप में कार्य करता है।” सामान्य कर्मचारी क्षैतिज समन्वय प्राप्त करने का एक साधन है।
एक टास्क फोर्स एक अस्थायी टीम है जो कई कार्य इकाइयों को शामिल करते हुए अल्पकालिक समन्वय समस्या को हल करने के लिए नियुक्त की जाती है; इसमें प्रत्येक इंटरैटिंग इकाइयों के एक या एक से अधिक प्रतिनिधि होते हैं; जब समन्वय प्राप्त होता है, तो प्रत्येक सदस्य अपने सामान्य कर्तव्य पर लौटता है और टास्क फोर्स समाप्त हो जाती है।
कार्य बलों के समान, एक टीम आम हित की समस्याओं को हल करने के लिए कई विभागों के सदस्यों से बनी होती है; एक टीम एक स्थायी समूह है और दीर्घकालिक प्रकृति की निरंतर समस्याओं से संबंधित है; टीम के सदस्यों की दोहरी जिम्मेदारी होती है – उनकी प्राथमिक कार्यात्मक इकाई में से एक; टीम के लिए दूसरा।
योजनाएं और लक्ष्य अंतरविभागीय कार्य समस्याओं से निपटने के लिए दिशा प्रदान करते हैं; प्रबंधक और कर्मचारी मार्गदर्शन के लिए लक्ष्य बयानों का उल्लेख कर सकते हैं; प्रबंधक लक्ष्यों का एक पदानुक्रम बना सकते हैं जो उद्देश्य और एकरूपता की एकता सुनिश्चित करता है।
समन्वय प्राप्त करने के लिए सबसे सरलीकृत तरीका नियमों और प्रक्रियाओं के माध्यम से है; नियमित समन्वय समस्याओं को आसानी से नीतियों और मानक ऑपरेटिंग प्रक्रियाओं द्वारा संभाला जा सकता है; नियम और प्रक्रियाएं लगातार कार्यों के लिए गतिविधियों और मार्गदर्शन के मानकीकरण का आधार प्रदान करती हैं; इन सहमत दिशा-निर्देशों का पालन करके अधीनस्थ शीघ्रता से और स्वतंत्र रूप से कार्रवाई कर सकते हैं ।
प्रबंधक काम की चल रही प्रक्रियाओं का निरीक्षण कर सकते हैं और समय-समय पर समन्वय के फैसले कर सकते हैं; मैकफारलैंड ने सही टिप्पणी की, “प्रबंधकों को अनिवार्य रूप से समन्वय के लिए कुछ निर्णय लेने चाहिए; वे विशेष रूप से ऐसे कार्यों या निर्णयों की तलाश करते हैं जो एक दूसरे के साथ सामंजस्य से बाहर हों, ऐसे परिणामों के लिए जो समन्वय प्रयास की कमी की ओर इशारा करते हैं, गलतफहमी या संघर्ष के स्रोतों और प्रयास के अनावश्यक दोहराव के लिए ”।
प्रबंधन में समन्वय के तकनीक (Coordination techniques Hindi) Image from Pixabay.संचार समन्वय के लिए सबसे प्रभावी उपकरणों में से एक है; विचारों और सूचनाओं के अंतर-परिवर्तन संघर्षों को हल करने और आपसी समझ पैदा करने में मदद करता है; जेम्स स्टोनर लिखते हैं, संचार प्रभावी समन्वय की कुंजी है; समन्वय सीधे अधिग्रहण, संचरण और सूचना के प्रसंस्करण पर निर्भर है ।
संचार में गतिविधियों के समन्वय के लिए प्रक्रियाओं, पत्रों, बुलेटिन रिपोर्टों, रिकॉर्ड और व्यक्तिगत संपर्कों, इलेक्ट्रॉनिक या यांत्रिक उपकरणों जैसे विभिन्न साधन शामिल हैं; मैकफार्लैंड इस बात पर जोर देता है कि “समन्वय के लिए आवश्यक समझ के लिए निरंतर, स्पष्ट और सार्थक संचार की आवश्यकता होती है” ।
नेतृत्व एक प्रबंधक की क्षमता है कि अधीनस्थों को उत्साह और प्रतिबद्धता के साथ काम करने के लिए प्रेरित किया जाए। प्रभावी नेतृत्व योजना और कार्यान्वयन दोनों स्तरों पर प्रयासों का समन्वय सुनिश्चित करता है ।
एक अच्छा नेता सही रास्ते पर गतिविधियों डालता है और अधीनस्थों को आम उद्देश्यों की उपलब्धि के लिए एक साथ खींचने के लिए प्रेरित करती है । वह उन्हें राजी करने के लिए स्वेच्छा से अपने व्यवहार को समायोजित कर सकते हैं, स्थिति की जरूरतों के अनुसार (स्वैच्छिक या आत्म समन्वय) ।
व्यक्तिगत संपर्क के जरिए वह संगठन के भीतर आपसी विश्वास और सहयोग का माहौल ला सकते हैं। जब भी आवश्यक हो, वह सदस्यों को प्रोत्साहन प्रदान कर सकता है और इस तरह, संघर्षों को कम कर सकता है । उदाहरण के लिए, लाभ साझा करने से नियोक्ताओं और कर्मचारियों के बीच टीम-भावना और सहयोग को बढ़ावा देने में मदद मिलती है ।
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