संगठन संरचना का विकास और निर्धारण कैसे करें?
संगठन संरचना घटक या संगठन के कुछ हिस्सों के बीच संबंधों की स्थापित Pattern है। यह व्यवसाय में विभिन्न पदों और गतिविधियों के बीच संबंधों को निर्धारित करता है। चूंकि विभिन्न पदों व्यक्तियों द्वारा आयोजित की जाती है, इसलिए संरचना उनके बीच संबंध बनाती है। संगठन संरचना एक ढांचा प्रदान करती है जो प्रबंधकों द्वारा निर्धारित Pattern के अनुसार विभिन्न कार्यों को एक साथ रखती है। तो, चर्चा करने के लिए सवाल क्या है; संगठन संरचना का विकास और निर्धारण कैसे करें?
एक नियोजित संरचना आवश्यक कार्यों की रूपरेखा तैयार करती है, कार्यों को व्यवस्थित तरीके से सहसंबंधित करती है और प्राधिकरण और जिम्मेदारी सौंपती है। प्रत्येक व्यवसाय कुछ लक्ष्यों को हासिल करने के लिए सेट करता है। लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कुछ गतिविधियों को किया जाना है। इन गतिविधियों को निर्दिष्ट, वर्गीकृत और समूहीकृत किया जाना है। समूहीकृत गतिविधियां व्यक्तियों या समूहों को सौंपी जाती हैं। जिम्मेदारी और अधिकार को विभिन्न गतिविधियों को पूरा करने के लिए सौंपा गया है।
संगठनात्मक लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए उचित समन्वय की एक प्रणाली स्थापित की गई है। विभिन्न गतिविधियों और व्यक्तियों के बीच व्यवस्थित संबंध स्थापित करना संगठन संरचना का ढांचा है। यदि संरचना दोषपूर्ण है तो समस्याएं और कठिनाइयां हो सकती हैं। संरचना संगठन के कामकाज के लिए उपयुक्त होनी चाहिए और व्यावसायिक लक्ष्यों को प्राप्त करने में सहायक होना चाहिए।
एक संगठन संरचना के विकास के दौरान, दो चर यानी बुनियादी ढांचे और परिचालन तंत्र को ध्यान में रखा जाना चाहिए। बुनियादी ढांचे में मुद्दों जैसे कि संगठन के काम को विभाजित किया जाना चाहिए और पदों, समूहों, विभागों, प्रभागों आदि के बीच असाइन किया जाना चाहिए और संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक समन्वय कैसे लाया जाए। ऑपरेटिंग तंत्र में सूचना प्रणाली, नियंत्रण प्रक्रियाओं और संगठनात्मक सिद्धांतों और प्रथाओं के अनुप्रयोग जैसे कारक शामिल हैं।
संगठन संरचना के विकास के लिए ऐसे निर्णयों की आवश्यकता होती है जैसे कि:
उठाए जाने वाले कार्यों का निर्णय संगठनात्मक जरूरतों और इन गतिविधियों के विभाजन का अध्ययन करके किया जाएगा और संरचनाओं के रूप में कई संगठनात्मक सिद्धांतों और प्रथाओं के आवेदन का अध्ययन करके निर्णय लिया जा सकता है। संगठन संरचना संगठन में विभिन्न पदों के बीच औपचारिक संबंध स्थापित करती है।
इन संबंधों को इस प्रकार वर्गीकृत किया जा सकता है:
संगठनात्मक संरचना संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक चैनल के रूप में कार्य करती है। एक ऐसी संरचना निर्धारित करने के लिए उचित देखभाल की जानी चाहिए जो व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुरूप होगी।
संरचना के रूप में संगठन विभिन्न पदों के बीच एक उद्यम में व्यवस्था की विशिष्ट प्रणाली और नेटवर्क संबंधों का पैटर्न है। यह गतिविधि-प्राधिकरण संबंध द्वारा विशेषता है। संरचना आकस्मिक नहीं है। मुख्य अधिकारी संरचना निर्धारित करते हैं, संबंध बनाते हैं और अधिकार के अभ्यास को परिभाषित करते हैं। संगठनात्मक चार्ट इस औपचारिक संरचना का एक उपयोगी स्थिर मॉडल है।
एक संगठन के रूप में मानव संबंधों, एक सामाजिक प्रणाली, या कई इंटरैक्टिंग उप-प्रणालियों समेत कुल प्रणाली है, संरचना के डिजाइन के दौरान आयोजक को यांत्रिक और मानवीय पहलुओं को ध्यान में रखना आवश्यक है। यह इतना संरचित होना चाहिए कि कर्मियों को न्यूनतम बाधाओं का सामना करना पड़ता है और व्यक्ति द्वारा प्रदत्त पर्यावरण के भीतर विभागीय या उद्यम उद्देश्यों की पूर्ति के लिए प्रयास करते समय अधिकतम संतुष्टि प्राप्त होती है। संगठनात्मक संरचना एक अंत का मतलब है, यानी, व्यापार प्रदर्शन और परिणाम। इसलिए, इसे व्यापार उद्देश्यों को पूरा करने में मदद के लिए इतना डिज़ाइन किया जाना चाहिए।
पीटर एफ। ड्रकर (1 9 54) ने उद्देश्यों के दिए गए सेट को प्राप्त करने के लिए आवश्यक संरचना के प्रकार को निर्धारित करने के लिए निम्नलिखित तीन तरीकों का सुझाव दिया:
ड्रकर ने उत्पादन, विपणन इत्यादि की श्रेणियों में व्यावसायिक कार्यों को वर्गीकृत करने के पारंपरिक दृष्टिकोण की आलोचना की है। उन्होंने इन कार्यों में से प्रत्येक को कई गतिविधियों में विश्लेषण करने और व्यापार के उद्देश्यों को प्राप्त करने में उनके योगदान को जानने की आवश्यकता पर बल दिया है।
किसी संगठन के संबंध में उद्देश्यों को देखने का एक और तरीका है। कुछ लेखक संगठन को ‘ओपन सिस्टम’ के रूप में वर्णित करते हैं जो पर्यावरण के साथ अपने अस्तित्व और विकास के लिए लगातार बातचीत करते हैं। संगठन अपने पर्यावरण से इनपुट प्राप्त करता है। एक खुली प्रणाली के रूप में संगठन को पर्यावरण के संबंध में अपने उद्देश्यों को परिभाषित करना चाहिए और लगातार परिवर्तनों के अनुकूल होना चाहिए।
अब, समझाओ।
निम्नलिखित चरण एक विशिष्ट संरचना का निर्णय लेने में मदद करेंगे:
पहली जगह में गतिविधियों को निर्दिष्ट किया जाना चाहिए जो उद्यम उद्देश्यों को प्राप्त करने में मदद करेंगे। प्रत्येक व्यवसाय को विनिर्माण, खरीद, कर्मियों, वित्त, विपणन इत्यादि जैसे कई कार्य करना पड़ता है। इन कार्यों को उचित विश्लेषण के बाद निर्दिष्ट किया जाना चाहिए। प्रत्येक संगठन में एक या दो हावी कार्य हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक विनिर्माण चिंता में मुख्य कार्य के रूप में उत्पादन हो सकता है, डिजाइनिंग रेडीमेड कपड़ों के उत्पादक आदि के लिए एक महत्वपूर्ण कार्य हो सकता है। सभी गतिविधियों को कार्यात्मक क्षेत्रों में निर्दिष्ट करने के बाद, इन्हें उनके महत्व के क्रम में सूचीबद्ध किया जा सकता है।
गतिविधियों को और विभाजित किया जा सकता है और छोटे सजातीय इकाइयों में उप-विभाजित किया जा सकता है ताकि इसे अलग-अलग व्यक्तियों को सौंपा जा सके। मुख्य कार्यकारी गतिविधियों को विभागीय विभागों और विभागीय प्रबंधकों को विभागीय प्रबंधकों में विभाजित कर सकता है। विभागीय प्रबंधकों को डिप्टी मैनेजर्स, सहायक प्रबंधकों, पर्यवेक्षकों आदि द्वारा सहायता दी जा सकती है। एक नौकरी संगठन संरचना को डिजाइन करने में एक बुनियादी बाध्यकारी ब्लॉक है।
उद्यम लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रदर्शन स्तर तक पहुंचने के लिए कुछ निर्णय आवश्यक हैं। किस तरह के निर्णय की आवश्यकता है? ऐसे निर्णय कौन लेंगे? इन निर्णयों को कब लिया जाना चाहिए? इन निर्णयों में कौन से प्रबंधकों को भाग लेना चाहिए? ये वे प्रश्न हैं जिनका विश्लेषण और निर्णय लिया जाना चाहिए। यद्यपि भविष्य के पाठ्यक्रमों की भविष्यवाणी करना संभव नहीं हो सकता है, फिर भी इस विषय में पूर्वानुमान की उच्च डिग्री है। प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर किए जाने वाले पूर्व निर्णयों के लिए प्राधिकरण और जिम्मेदारी की एक डिग्री की आवश्यकता होगी।
विभिन्न स्तरों पर आवश्यक रिश्ते के प्रकार का भी विश्लेषण किया जाना चाहिए। संगठन संरचना को निर्धारित करने के लिए बेहतर-अधीनस्थ, रेखा और कर्मचारियों, ऊपर, नीचे, किनारे के संबंधों के बीच संबंधों का विश्लेषण किया जाना चाहिए।
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