संगठन का क्या अर्थ है? एक उद्यमी उत्पादक गतिविधियों में चैनलिंग के लिए भूमि, श्रम, पूंजी, मशीनरी इत्यादि जैसे उत्पादन के विभिन्न कारकों का आयोजन करता है। अंततः उत्पाद विभिन्न एजेंसियों के माध्यम से उपभोक्ताओं तक पहुंचता है। व्यापार गतिविधियों को विभिन्न कार्यों में विभाजित किया जाता है, ये कार्य अलग-अलग व्यक्तियों को सौंपा जाता है। तो, हम क्या चर्चा करने जा रहे हैं; विभिन्न प्रकार के संगठन और उनके गुण व दोष के साथ उनका अर्थ।
अलग-अलग विभाग में विभिन्न प्रकार के संगठन होते है तो उनके गुण व दोष भी होंगे तथा साथ में उनका अर्थ भी।
विभिन्न व्यक्तिगत प्रयासों से आम व्यावसायिक लक्ष्यों की उपलब्धि होनी चाहिए। संगठन संगठन के माध्यम से व्यावसायिक लक्ष्यों को प्राप्त करने के दृष्टिकोण के साथ विभिन्न कार्यों को करने में कर्मियों के लिए आवश्यक कर्तव्यों और जिम्मेदारियों का संरचनात्मक रूपरेखा है। प्रबंधन पूर्व निर्धारित लक्ष्यों को पूरा करने के लिए विभिन्न व्यावसायिक गतिविधियों को गठबंधन करने का प्रयास करता है। परिभाषा: “संगठन जिम्मेदारी और अधिकार को निष्पादित करने, परिभाषित करने और प्रतिनिधि करने और उद्देश्यों को पूरा करने में लोगों को सबसे प्रभावी ढंग से काम करने के उद्देश्य से संबंध स्थापित करने की प्रक्रिया की पहचान और समूह बनाने की प्रक्रिया है।” एलन के शब्दों में, एक संगठन है संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक उपकरण। प्रत्येक व्यक्ति का कार्य परिभाषित किया जाता है और प्राधिकरण और जिम्मेदारी इसे पूरा करने के लिए तय की जाती है।
विभिन्न प्रकार के संगठन:
- परियोजना संगठन
- कार्यात्मक संगठन
- मैट्रिक्स संगठन
- रेखा संगठन, और
- रेखा और कर्मचारी संगठन
परियोजना संगठन का अर्थ: परियोजना संगठन में लंबी अवधि की परियोजनाओं को पूरा करने के लिए कई क्षैतिज संगठनात्मक इकाइयां शामिल हैं। प्रत्येक परियोजना संगठन के लिए बेहद महत्वपूर्ण है। इसलिए, प्रत्येक परियोजना के लिए विभिन्न क्षेत्रों से विशेषज्ञ की एक टीम बनाई गई है। प्रोजेक्ट टीम का आकार एक प्रोजेक्ट से दूसरे प्रोजेक्ट में भिन्न होता है। प्रोजेक्ट टीम की गतिविधियों को परियोजना प्रबंधक द्वारा समन्वयित किया जाता है, जिनके पास संगठन के अंदर और बाहर विशेषज्ञों की सलाह और सहायता प्राप्त करने का अधिकार होता है।
परियोजना संगठन की मुख्य अवधारणा विशेषज्ञों की एक टीम को एक विशेष परियोजना पर काम करने और पूरा करने के लिए इकट्ठा करना है। परियोजना कर्मचारी अलग है और कार्यात्मक विभागों से स्वतंत्र है। परियोजना संगठन एयरोस्पेस, निर्माण, विमान निर्माण और प्रबंधन परामर्श आदि जैसे पेशेवर क्षेत्रों में कार्यरत है।
परियोजना संगठन की योग्यता व गुण:
- यह ध्यान केंद्रित करता है कि एक जटिल परियोजना की मांग है।
- यह संगठन के समय के पूरा होने को बिना किसी संगठन के सामान्य दिनचर्या को परेशान किए बिना पूरा करता है।
- यह एक निश्चित शुरुआत, अंत, और स्पष्ट रूप से परिभाषित परिणाम के साथ एक बड़ी परियोजना को पूरा करने में किसी भी चुनौती के लिए एक तार्किक दृष्टिकोण प्रदान करता है।
परियोजना संगठन के दोष:
- संगठनात्मक अनिश्चितता है क्योंकि एक परियोजना प्रबंधक को विभिन्न क्षेत्रों से तैयार पेशेवरों से निपटना पड़ता है।
- संगठनात्मक अनिश्चितताओं से अंतर-विभागीय संघर्ष हो सकते हैं।
- कर्मियों के बीच एक बड़ा डर है कि परियोजना के पूरा होने से नौकरी का नुकसान हो सकता है। असुरक्षा की यह भावना करियर प्रगति के बारे में काफी चिंता पैदा कर सकती है।
कार्यात्मक संगठन का अर्थ: इस प्रकार के संगठन में, विशेषज्ञों की संख्या प्रत्येक संगठन के पास किसी विशेष कार्य या संबंधित संगठनों के समूह के पास होती है। प्रत्येक विशेषज्ञ के पास उसके चार्ज के तहत समारोह पर नियंत्रण होता है, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि संगठन में यह समारोह कहां किया जाता है। वह उस कार्यात्मक क्षेत्र में काम कर रहे सभी व्यक्तियों को नियंत्रित करता है।
उदाहरण के लिए, एक मानव संसाधन विभाग संगठन के अन्य सभी विभागों के लिए आवश्यक लोगों की भर्ती, प्रशिक्षण और विकास करेगा। प्रत्येक कर्मचारी को आदेश मिलते हैं और कई विशेषज्ञों के लिए उत्तरदायी है। कार्यात्मक संगठन का उपयोग उच्च स्तर पर प्रबंधन के निम्न स्तर पर भी किया जा सकता है। उच्च स्तर पर, इसमें सभी कार्यों के समूह को प्रमुख कार्यात्मक विभागों में शामिल करना और प्रत्येक विभाग को एक विशेषज्ञ कार्यकारी के तहत रखना शामिल है। प्रत्येक कार्यात्मक प्रमुख प्रश्न में कार्यों के संबंध में पूरे संगठन में आदेश जारी करता है।
कार्यात्मक संगठन की योग्यता व गुण:
- काम का एक पूर्ण विशेषज्ञता है और प्रत्येक कार्यकर्ता को कई विशेषज्ञों के विशेषज्ञ मार्गदर्शन प्राप्त होते हैं।
- कार्य अधिक प्रभावी ढंग से किए जाते हैं क्योंकि प्रत्येक प्रबंधक कार्यों की बहुतायत के बजाय एक कार्य के लिए ज़िम्मेदार होता है।
- उद्यम की वृद्धि और विस्तार कुछ लाइन प्रबंधकों की क्षमताओं तक ही सीमित नहीं है।
कार्यात्मक संगठन के दोष:
- यह कमांड की एकता के सिद्धांत का उल्लंघन करता है क्योंकि एक व्यक्ति को कई विशेषज्ञों के आदेश प्राप्त होते हैं। यह संघर्ष और गरीब अनुशासन की ओर जाता है।
- जिम्मेदारी विभाजित है। विशिष्ट व्यक्तियों के परिणामों की ज़िम्मेदारी तय करना संभव नहीं है।
- निर्णय लेने में देरी है। कई विशेषज्ञों को शामिल करने में निर्णय समस्या को जल्दी से नहीं लिया जा सकता है क्योंकि सभी कार्यात्मक प्रबंधकों के परामर्श की आवश्यकता है।
Matrix संगठन का अर्थ: मैट्रिक्स संगठन या ग्रिड संगठन शुद्ध परियोजना संरचना के साथ दो पूरक संरचनाओं कार्यात्मक विभाग के संयोजन के साथ एक संकर संरचना है। कार्यात्मक संरचना मैट्रिक्स संगठन की स्थायी सुविधा है और कार्यात्मक इकाइयों के समग्र संचालन के लिए प्राधिकरण को बरकरार रखती है।
मैट्रिक्स संगठन को एक बड़े और जटिल संगठन की आवश्यकता को पूरा करने के लिए विकसित किया गया है जिसके लिए संरचनात्मक संरचनाओं की बजाय संरचना को अधिक लचीला और तकनीकी रूप से उन्मुख बनाना आवश्यक है। अस्थायी परियोजना टीम विशेष परियोजनाओं के सफल समापन के अनुरूप हैं। प्रोजेक्ट मैनेजर का अधिकार क्षैतिज रूप से बहता है जबकि कार्यात्मक प्रबंधक का अधिकार लंबवत प्रवाह करता है।
Matrix संगठन के गुण:
- यह व्यक्तिगत रूप से एकल परियोजना पर ध्यान, प्रतिभा और संसाधनों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है जो बेहतर योजना और नियंत्रण की सुविधा प्रदान करता है।
- यह एक ऐसा वातावरण प्रदान करता है जिसमें पेशेवर अपनी योग्यता का परीक्षण कर सकें और अधिकतम योगदान कर सकें।
- यह परियोजना कर्मचारियों को प्रेरणा प्रदान करता है क्योंकि वे किसी विशेष परियोजना के पूरा होने पर सीधे ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
Matrix संगठन के दोष:
- यह आदेश की एकता के सिद्धांत का उल्लंघन करता है। प्रत्येक कर्मचारी के पास दो वरिष्ठ अधिकारी होते हैं-एक कार्यात्मक श्रेष्ठ और अन्य परियोजना बेहतर होती है।
- स्केलर सिद्धांत का भी उल्लंघन किया जाता है क्योंकि कोई निर्धारित पदानुक्रम नहीं होता है।
- यहां संगठनात्मक संबंध अधिक जटिल हैं। औपचारिक संबंधों के अलावा, अनौपचारिक भी उत्पन्न होते हैं जो समन्वय की समस्याएं पैदा करते हैं।
रेखा संगठन का अर्थ: यह पूरे संगठन के लिए बुनियादी ढांचा है। यह एक प्रत्यक्ष लंबवत संबंध का प्रतिनिधित्व करता है जिसके माध्यम से प्राधिकरण बहता है। यह आंतरिक संगठन का सबसे सरल और सबसे पुराना रूप है। इस संगठन को स्केलर संगठन के रूप में भी जाना जाता है। प्राधिकरण ऊपर से निम्न स्तर तक बहता है। प्रत्येक व्यक्ति उसके अधीन सभी व्यक्तियों का प्रभारी होता है और वह खुद ही अपने श्रेष्ठ के लिए उत्तरदायी है।
प्राधिकरण कार्य के निष्पादन के लिए जिम्मेदार सभी व्यक्तियों को लंबवत और शीर्ष व्यक्तियों से बहता है। दूसरी तरफ उत्तरदायित्व ऊपर की तरफ बहती है। हर कोई अपने काम के लिए ज़िम्मेदार है और अपने वरिष्ठ के लिए उत्तरदायी है। चूंकि अधिकार और जिम्मेदारी एक अखंड सीधी रेखा में बहती है, इसलिए इसे लाइन संगठन कहा जाता है। सैन्य प्रतिष्ठानों में संगठन के इस रूप का पालन किया जाता है।
रेखा संगठन की योग्यता व गुण:
- यह स्थापित करना आसान है और कर्मचारियों द्वारा आसानी से समझा जा सकता है। इस संगठन में कोई जटिलता नहीं है क्योंकि प्रत्येक व्यक्ति केवल एक श्रेष्ठ के लिए उत्तरदायी है।
- रेखा संगठन संगठन में प्रत्येक व्यक्ति के अधिकार और जिम्मेदारी को ठीक करने में मदद करता है। अधिकार को कार्य के असाइनमेंट के संदर्भ में दिया जाता है।
- चूंकि केवल एक व्यक्ति विभाग या विभाजन का प्रभारी होता है, निर्णय जल्दी होते हैं। कमांड सिद्धांत की एकता का पालन किया जाता है।
रेखा संगठन की मांग व दोष:
- विभिन्न विभागों के बीच समन्वय की कमी है।
- सभी निर्णयों को लेने के लिए अंतिम अधिकार लाइन अधिकारियों के साथ है। जानकारी का प्रवाह नीचे की ओर है।
- व्यापार कुछ प्रमुख व्यक्तियों पर निर्भर है और दृश्य से ऐसे व्यक्तियों के अचानक गायब होने से अस्थिरता पैदा हो सकती है।
रेखा और कर्मचारी संगठन का अर्थ: रेखा संगठन और कार्यात्मक संगठन की अंतर्निहित कमी के कारण, वे शायद ही कभी शुद्ध रूपों में उपयोग किए जाते हैं। रेखा संगठन बहुत अधिक केंद्रित है और कार्यात्मक संगठन बहुत अधिक फैलता है। रेखा और कर्मचारी संगठन के अर्थ व गुण और दोष; दोनों प्रकार के संगठनों की कमी को खत्म करने के लिए नई संगठन संरचना रेखा और कर्मचारी संगठन विकसित किया गया है।
रेखा और कर्मचारी संगठन के गुण:
- एक योजनाबद्ध विशेषज्ञता है। और, एक अच्छी तरह से परिभाषित प्राधिकारी और जिम्मेदारी है। कमांड की लाइन बनाए रखा जाता है।
- वैचारिक और कार्यकारी समारोह का विभाजन है।
- अपने विशेषज्ञ ज्ञान वाले कर्मचारी किसी समस्या के प्रति तर्कसंगत बहुआयामी दृष्टिकोण को अपनाने के लिए लाइन अधिकारियों के अवसर प्रदान करते हैं।
- इस प्रकार का संगठन संगठन विकास को पोषण देता है क्योंकि प्रत्येक व्यक्ति अपनी विशेषताओं में बढ़ता है। यह सह-संचालन और नेतृत्व के माध्यम से समन्वय में भी मदद करता है।
रेखा और कर्मचारी संगठन के दोष:
- अवसर होने पर लाइन और कर्मचारी भिन्न हो सकते हैं। यह ब्याज के संघर्ष से हो सकता है और सामंजस्य संबंधों को रोकता है।
- अक्षम लाइन अधिकारियों द्वारा विशेषज्ञ सलाह की गलत व्याख्या है।
- कर्मचारी बिना अधिकार के स्थिति कम महसूस करते हैं।
- प्राधिकरण की अनुपस्थिति में कर्मचारी अप्रभावी हो जाते हैं।
विभिन्न प्रकार के संगठन और उनके गुण व दोष के साथ उनका अर्थ, Image credit from #Pixabay.
संगठन की अवधारणाएं:
संगठन की दो अवधारणाएं हैं:
स्थिर अवधारणा:
स्थिर अवधारणा के तहत शब्द ‘संगठन’ का उपयोग संरचना, एक इकाई या निर्दिष्ट रिश्ते के नेटवर्क के रूप में किया जाता है। इस अर्थ में, संगठन आम उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए औपचारिक संबंध में एक साथ बंधे लोगों का एक समूह है। यह व्यक्तियों पर स्थिति पर जोर देता है।
गतिशील अवधारणा:
गतिशील अवधारणा के तहत, ‘संगठन’ शब्द को चल रहे गतिविधि की प्रक्रिया के रूप में उपयोग किया जाता है। इस अर्थ में, एक संगठन काम, लोगों और प्रणालियों को व्यवस्थित करने की प्रक्रिया है। यह उन गतिविधियों को निर्धारित करने की प्रक्रिया से संबंधित है जो किसी उद्देश्य को प्राप्त करने और उपयुक्त समूहों में व्यवस्थित करने के लिए आवश्यक हो सकते हैं ताकि व्यक्तियों को सौंपा जा सके। यह संगठन को एक खुली गोद लेने वाली प्रणाली के रूप में मानता है, न कि एक बंद प्रणाली के रूप में। गतिशील अवधारणा व्यक्तियों पर जोर देती है और संगठन को निरंतर प्रक्रिया के रूप में मानती है।