6 महत्वपूर्ण प्रबंधन के कार्य या प्रक्रिया को जानें और समझें।

प्रबंधन के कार्य या प्रक्रिया; प्रबंधन क्या है? परिभाषा; प्रबंधन सभी उपलब्ध संसाधनों को कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से समन्वित और एकीकृत करके वांछित लक्ष्यों और उद्देश्यों को पूरा करने के लिए लोगों को एक साथ लाने का विज्ञान और कला है। प्रबंधन को सभी गतिविधियों और कार्यों के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, जैसे कि निरंतर गतिविधियों द्वारा किसी उद्देश्य या लक्ष्य को प्राप्त करने के उद्देश्य से किए गए कार्य; नियोजन, आयोजन, अग्रणी और नियंत्रण। प्रबंधकीय कार्यों के वर्गीकरण पर प्रबंधन लेखकों में पर्याप्त असहमति है। न्यूमैन और समर केवल चार कार्यों को पहचानते हैं, अर्थात्, व्यवस्थित करना, योजना बनाना, अग्रणी और नियंत्रित करना।

प्रबंधन के कार्य या प्रक्रिया को जानें और समझें।

हेनरी फेयोल प्रबंधन के पांच कार्यों की पहचान करता है, अर्थात। नियोजन, आयोजन, कमान, समन्वय और नियंत्रण। लूथर गुलिक कैचवर्ड “POSDCORB” के तहत सात ऐसे कार्यों को बताता है जो योजना, आयोजन, स्टाफिंग, निर्देशन, समन्वय, रिपोर्टिंग और बजट के लिए है। वॉरेन हेन्स और जोसेफ मासी प्रबंधन कार्यों को निर्णय लेने, आयोजन, स्टाफिंग, योजना, नियंत्रण, संचार और निर्देशन में वर्गीकृत करते हैं। Koontz और O’Donnell आयोजन, स्टाफ, निर्देशन और नियंत्रण की योजना बनाने में इन कार्यों को विभाजित करते हैं।

एक संगठित जीवन के लिए प्रबंधन आवश्यक है और सभी प्रकार के प्रबंधन को चलाने के लिए आवश्यक है। अच्छा प्रबंधन सफल संगठनों की रीढ़ है। जीवन के प्रबंधन का अर्थ है, जीवन के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए काम करना और किसी संगठन को प्रबंधित करने का अर्थ है, अपने उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए अन्य लोगों के साथ और उनके माध्यम से काम करना।

प्रबंधन एक कला या विज्ञान है या नहीं, यह बहस का विषय बना रहेगा। हालांकि, अधिकांश प्रबंधन विचारक इस बात से सहमत हैं कि औपचारिक शैक्षणिक प्रबंधन पृष्ठभूमि के कुछ रूप सफलतापूर्वक प्रबंधन में मदद करते हैं। व्यावहारिक रूप से, सभी सीईओ विश्वविद्यालय के स्नातक हैं। इसलिए, सभी शैक्षणिक संस्थानों में व्यावसायिक डिग्री कार्यक्रमों को शामिल करने का कारण।

उनके उद्देश्य के लिए, हम एक प्रबंधक के कार्यों के रूप में निम्नलिखित छह को नामित करेंगे: नियोजन, आयोजन, स्टाफिंग, निर्देशन, समन्वय और नियंत्रण।

योजना।

प्रथम, प्रबंधन के कार्य या प्रक्रिया; योजना सभी प्रबंधन कार्यों का सबसे मौलिक और सबसे व्यापक है। यदि समूहों में काम करने वाले लोगों को प्रभावी ढंग से प्रदर्शन करना है, तो उन्हें पहले से पता होना चाहिए कि क्या करना है, क्या करना है और क्या करना है, इसके लिए उन्हें क्या गतिविधियां करनी हैं। योजना का संबंध “क्या”, “कैसे” और “जब” प्रदर्शन से है। यह वर्तमान में भविष्य के उद्देश्यों और उनकी उपलब्धि के लिए कार्रवाई के पाठ्यक्रमों के बारे में निर्णय ले रहा है।

इस प्रकार इसमें शामिल हैं:

• लंबी और छोटी दूरी के उद्देश्यों का निर्धारण।
• इन उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए कार्यनीतियों की रणनीतियों और पाठ्यक्रमों का विकास, और।
• रणनीतियों, और योजनाओं के कार्यान्वयन के लिए नीतियों, प्रक्रियाओं और नियमों आदि का निरूपण।

संगठनात्मक उद्देश्य शीर्ष प्रबंधन द्वारा अपने मूल उद्देश्य और मिशन, पर्यावरणीय कारकों, व्यापारिक पूर्वानुमानों और उपलब्ध और संभावित संसाधनों के संदर्भ में निर्धारित किए जाते हैं। ये उद्देश्य लंबी दूरी के साथ-साथ छोटी दूरी के भी हैं। वे विभागीय, विभागीय, अनुभागीय और व्यक्तिगत उद्देश्यों या लक्ष्यों में विभाजित हैं। यह प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर और संगठन के विभिन्न क्षेत्रों में पालन की जाने वाली रणनीतियों और कार्रवाई के पाठ्यक्रमों के विकास के बाद है। नीतियां, प्रक्रियाएं और नियम निर्णय लेने की रूपरेखा प्रदान करते हैं और इन निर्णयों को बनाने और लागू करने की विधि और व्यवस्था करते हैं।

प्रत्येक प्रबंधक इन सभी नियोजन कार्यों को करता है, या उनके प्रदर्शन में योगदान देता है। कुछ संगठनों में, विशेष रूप से जो परंपरागत रूप से प्रबंधित होते हैं और छोटे होते हैं, नियोजन अक्सर जानबूझकर और व्यवस्थित रूप से नहीं किया जाता है लेकिन यह अभी भी किया जाता है। योजना उनके प्रबंधकों के दिमाग में हो सकती है बजाय स्पष्ट रूप से और ठीक-ठीक वर्तनी के: वे स्पष्ट होने के बजाय फजी हो सकते हैं लेकिन वे हमेशा होते हैं। इस प्रकार योजना प्रबंधन का सबसे बुनियादी कार्य है। यह सभी प्रबंधकों द्वारा पदानुक्रम के सभी स्तरों पर सभी प्रकार के संगठनों में किया जाता है।

आयोजन।

द्वितीय, प्रबंधन के कार्य या प्रक्रिया; आयोजन में उद्यम उद्देश्यों की प्राप्ति और योजनाओं के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक गतिविधियों की पहचान शामिल है; नौकरियों में गतिविधियों का समूहन; विभागों और व्यक्तियों को इन नौकरियों और गतिविधियों का काम; प्रदर्शन के लिए जिम्मेदारी और अधिकार का प्रतिनिधिमंडल, और गतिविधियों के ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज समन्वय के लिए प्रावधान।

प्रत्येक प्रबंधक को यह तय करना होगा कि उसे सौंपे गए लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए उसके विभाग या अनुभाग में क्या गतिविधियाँ करनी हैं। गतिविधियों की पहचान करने के बाद, उन्हें नौकरी बनाने के लिए समान या समान गतिविधियों का समूह बनाना है, अपने अधीनस्थों को इन नौकरियों या गतिविधियों के समूह को सौंपना है, उन्हें अधिकार सौंपना है ताकि उन्हें निर्णय लेने में सक्षम बनाया जा सके और इन गतिविधियों को करने के लिए कार्रवाई शुरू की जा सके, और अपने और अपने अधीनस्थों और अपने अधीनस्थों के बीच समन्वय के लिए प्रदान करते हैं।

इस प्रकार आयोजन में निम्नलिखित उप-कार्य शामिल हैं:

• उद्देश्यों की प्राप्ति और योजनाओं के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक गतिविधियों की पहचान।
• गतिविधियों को समूहीकृत करना ताकि स्व-निहित नौकरियों का निर्माण हो सके।
• कर्मचारियों को काम सौंपना।
• प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल ताकि उन्हें अपनी नौकरी करने में सक्षम बनाया जा सके और उनके प्रदर्शन के लिए आवश्यक संसाधनों की कमान संभाली जा सके, और।
• समन्वय रिश्तों के एक नेटवर्क की स्थापना।

संगठन की संरचना में प्रक्रिया के परिणाम का आयोजन। इसमें संगठनात्मक पदों, कार्यों और जिम्मेदारियों के साथ, और भूमिकाओं और प्राधिकरण-जिम्मेदारी रिश्तों का एक नेटवर्क शामिल है।

इस प्रकार उद्यम उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए उत्पादक अंतर्संबंधों में मानव, भौतिक और वित्तीय संसाधनों के संयोजन और एकीकरण की मूल प्रक्रिया है। इसका उद्देश्य कर्मचारियों और परस्पर कार्यों को एक क्रमबद्ध तरीके से जोड़ना है ताकि संगठनात्मक कार्य एक समन्वित तरीके से किया जाए, और सभी प्रयास और गतिविधियाँ संगठनात्मक लक्ष्यों की दिशा में एक साथ खींचती हैं।

स्टाफिंग।

तितीय, प्रबंधन के कार्य या प्रक्रिया; स्टाफ प्रबंधन का एक सतत और महत्वपूर्ण कार्य है। उद्देश्यों को निर्धारित करने के बाद, रणनीतियों, नीतियों, कार्यक्रमों, प्रक्रियाओं, और उनकी उपलब्धि के लिए तैयार किए गए नियम, रणनीतियों के कार्यान्वयन के लिए गतिविधियों, नीतियों, कार्यक्रमों, आदि की पहचान की और नौकरियों में समूहीकृत, प्रबंधन प्रक्रिया में अगला तार्किक कदम है। नौकरियों के लिए उपयुक्त कर्मियों की खरीद।

चूंकि किसी संगठन की दक्षता और प्रभावशीलता उसके कर्मियों की गुणवत्ता पर निर्भर करती है और चूंकि यह विभिन्न पदों को भरने के लिए योग्य और प्रशिक्षित लोगों को प्राप्त करने के लिए प्रबंधन के प्राथमिक कार्यों में से एक है, इसलिए स्टाफिंग को प्रबंधन के एक विशिष्ट कार्य के रूप में मान्यता दी गई है।

इसमें कई उपविधियाँ शामिल हैं:

• मैनपावर प्लानिंग जिसमें संख्या का निर्धारण और आवश्यक कार्मिक शामिल हैं।
• उद्यम में नौकरियों की तलाश के लिए पर्याप्त संख्या में संभावित कर्मचारियों को आकर्षित करने के लिए भर्ती।
• विचाराधीन नौकरियों के लिए सबसे उपयुक्त व्यक्तियों का चयन।
• प्लेसमेंट, इंडक्शन और ओरिएंटेशन।
• स्थानान्तरण, पदोन्नति, समाप्ति और छंटनी।
• कर्मचारियों का प्रशिक्षण और विकास।

चूंकि संगठनात्मक प्रभावशीलता में मानव कारक के महत्व को तेजी से पहचाना जा रहा है, स्टाफिंग प्रबंधन के एक विशिष्ट कार्य के रूप में स्वीकृति प्राप्त कर रहा है। इस पर शायद ही कोई जोर देता है कि कोई भी संगठन कभी भी अपने लोगों से बेहतर नहीं हो सकता है, और प्रबंधकों को स्टाफिंग फ़ंक्शन को किसी अन्य फ़ंक्शन के रूप में अधिक चिंता के साथ करना चाहिए।

निर्देशन।

चतुर्थ, प्रबंधन के कार्य या प्रक्रिया; निर्देशन कर्मचारियों के कुशल प्रदर्शन करने के लिए अग्रणी का कार्य है, और संगठनात्मक उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए उनके इष्टतम योगदान देता है। अधीनस्थों को सौंपे गए कार्यों को स्पष्ट और स्पष्ट किया जाना है, उन्हें नौकरी के प्रदर्शन में मार्गदर्शन प्रदान करना है और उन्हें उत्साह और उत्साह के साथ अपने इष्टतम प्रदर्शन में योगदान करने के लिए प्रेरित करना है।

इस प्रकार निर्देशन के कार्य में निम्नलिखित उप-कार्य शामिल हैं:

• संचार।
• प्रेरणा, और।
• नेतृत्व।

समन्वय।

पांचवी, प्रबंधन के कार्य या प्रक्रिया; समन्वय, संगठन के विभिन्न हिस्सों के बीच ऐसे संबंध स्थापित करने का कार्य है जो वे सभी मिलकर संगठनात्मक उद्देश्यों की दिशा में खींचते हैं। यह इस प्रकार संगठनात्मक उद्देश्यों की सिद्धि के लिए कार्रवाई की एकता को प्राप्त करने के लिए सभी संगठनात्मक निर्णय, संचालन, गतिविधियों और प्रयासों को एक साथ बांधने की प्रक्रिया है।

मैरी पार्कर फोलेट द्वारा समन्वय प्रक्रिया के महत्व को पूरी तरह से उजागर किया गया है। प्रबंधक, उनके विचार में, यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उनके पास एक संगठन है “जिसके सभी हिस्सों को समन्वित किया गया है, इसलिए उनके निकट बुनना और समायोजन गतिविधियों में एक साथ बढ़ रहा है, इसलिए लिंकिंग, इंटरलॉकिंग और इंटरलेक्शन, कि वे एक कार्यशील इकाई बनाते हैं, जो कि नहीं है अलग-अलग टुकड़ों की जीत, लेकिन जिसे मैंने एक कार्यात्मक संपूर्ण या एकीकृत एकता कहा है “।

प्रबंधन कार्य के रूप में समन्वय, में निम्नलिखित उप-कार्य शामिल हैं:

• अधिकार-जिम्मेदारी संबंधों की स्पष्ट परिभाषा।
• दिशा की एकता।
• आदेश की एकता।
• प्रभावी संचार, और।
• प्रभावी नेतृत्व।

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नियंत्रण।

आखरी, प्रबंधन के कार्य या प्रक्रिया; नियंत्रण यह सुनिश्चित करने का कार्य है कि विभागीय, विभागीय, अनुभागीय और व्यक्तिगत प्रदर्शन पूर्व निर्धारित उद्देश्यों और लक्ष्यों के अनुरूप हों। उद्देश्यों और योजनाओं से विचलन की पहचान और जांच की जानी है, और सुधारात्मक कार्रवाई की जाती है। योजनाओं और उद्देश्यों से विचलन प्रबंधकों को प्रतिक्रिया प्रदान करते हैं, और योजना, आयोजन, स्टाफ, निर्देशन और समन्वय सहित अन्य सभी प्रबंधन प्रक्रियाओं की निरंतर समीक्षा की जाती है और जहां आवश्यक हो, संशोधित किया जाता है।

नियंत्रण का अर्थ है कि प्रदर्शन के उद्देश्य, लक्ष्य और मानक मौजूद हैं और कर्मचारियों और उनके वरिष्ठों के लिए जाने जाते हैं। इसका अर्थ एक लचीला और गतिशील संगठन भी है जो उद्देश्यों, योजनाओं, कार्यक्रमों, रणनीतियों, नीतियों, संगठनात्मक डिजाइन, स्टाफिंग नीतियों और प्रथाओं, नेतृत्व शैली, संचार प्रणाली, आदि में परिवर्तन की अनुमति देगा, क्योंकि यह असामान्य नहीं है कि कर्मचारी की विफलता को प्राप्त करना। पूर्वनिर्धारित मानक प्रबंधन के उपरोक्त आयामों में से किसी एक या अधिक दोषों या कमियों के कारण होते हैं।

इस प्रकार, नियंत्रण में निम्नलिखित प्रक्रिया शामिल है:

• पूर्व निर्धारित लक्ष्यों के खिलाफ प्रदर्शन का मापन।
• इन लक्ष्यों से विचलन की पहचान, और।
• विचलन को ठीक करने के लिए सुधारात्मक कार्रवाई।

यह इंगित किया जा सकता है कि यद्यपि प्रबंधन कार्यों को एक विशेष अनुक्रम-नियोजन, आयोजन, स्टाफिंग, निर्देशन, समन्वय और नियंत्रण में चर्चा की गई है – वे अनुक्रमिक क्रम में नहीं किए जाते हैं। प्रबंधन एक अभिन्न प्रक्रिया है और इसके कार्यों को बड़े करीने से अलग-अलग बॉक्स में रखना मुश्किल है।

प्रबंधन के कार्य मोटे होते हैं, और कभी-कभी एक को दूसरे से अलग करना मुश्किल हो जाता है। उदाहरण के लिए, जब एक प्रोडक्शन मैनेजर अपने एक अधीनस्थ के साथ काम की समस्याओं पर चर्चा कर रहा होता है, तो यह कहना मुश्किल होता है कि क्या वह एक साथ इन सभी चीजों का मार्गदर्शन, विकास या संचार कर रहा है या कर रहा है। इसके अलावा, प्रबंधक अक्सर एक से अधिक कार्य एक साथ करते हैं।