नकल बही (Copy Book or Journal Hindi): पत्रिका अथवा जर्नल अथवा नकल बही शब्द की उत्पत्ति फ्रांसीसी शब्द “जर्स” से हुई है जिसका अर्थ है दिन; तो, जर्नल दैनिक मतलब है; जर्नल अथवा नकल बही अकाउंट की किताब को मूल प्रविष्टि की पुस्तक के रूप में नामित किया गया है; इसे मूल प्रविष्टि की पुस्तक कहा जाता है क्योंकि यदि कोई वित्तीय लेन-देन होता है, तो कंपनी का लेखाकार पहले पत्रिका में लेनदेन रिकॉर्ड करेगा; इसीलिए लेखांकन में एक पत्रिका किसी के लिए भी समझना महत्वपूर्ण है; कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कौन हैं, एक एकाउंटेंट, एक वित्त उत्साही, या एक निवेशक जो किसी कंपनी के निहित लेनदेन को समझना चाहते हैं, आपको यह जानना होगा कि किसी अन्य चीज से पहले जर्नल प्रविष्टि कैसे पारित करें।
लेनदेन एक पत्रिका में दैनिक रूप से दर्ज किए जाते हैं और इसलिए इसे नाम दिया गया है; जैसे ही कोई लेन-देन होता है, उसके डेबिट और क्रेडिट पहलुओं का विश्लेषण किया जाता है और सबसे पहले, अपने संक्षिप्त विवरण के साथ एक पुस्तक में कालानुक्रमिक रूप से (उनकी घटना के क्रम में) दर्ज किया जाता है; इस पुस्तक को एक पत्रिका अथवा जर्नल अथवा नकल बही के रूप में जाना जाता है; रोकड़ बही (Cash Book) का क्या मतलब है? प्रकार और विशेषताएँ; इस प्रकार हम देखते हैं कि किसी पत्रिका का सबसे महत्वपूर्ण कार्य लेन-देन से जुड़े दो खातों के बीच के संबंध को दर्शाना है; यह एक बही के लेखन की सुविधा; चूँकि लेनदेन पत्रिकाओं में सबसे पहले दर्ज होते हैं, इसलिए इसे मूल प्रविष्टि या प्रधान प्रविष्टि या प्राथमिक प्रविष्टि या प्रारंभिक प्रविष्टि, या पहली प्रविष्टि की पुस्तक कहा जाता है।
जर्नल मूल प्रविष्टि की पुस्तक है, जिसमें डेबिट और क्रेडिट के नियमों का पालन करने के बाद, सभी व्यावसायिक लेनदेन कालानुक्रमिक क्रम में दर्ज किए जाते हैं; इस प्रकार, एक पत्रिका का मतलब एक पुस्तक है जो दैनिक आधार पर किसी व्यवसाय के सभी मौद्रिक लेनदेन को रिकॉर्ड करती है; मौद्रिक लेन-देन कालानुक्रमिक क्रम में दर्ज किए जाते हैं अर्थात्, उनकी घटना के क्रम में।
जैसा कि लेनदेन की रिकॉर्डिंग पहले पत्रिका में की जाती है, इसे मूल प्रविष्टि या प्रधान प्रविष्टि की पुस्तक भी कहा जाता है; जर्नल को जर्नल में लेनदेन रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया गया है; विशेष खाते को डेबिट और क्रेडिट किए जाने के निर्धारण के बाद, प्रत्येक लेनदेन को अलग से दर्ज किया जाता है।
एक पत्रिका को मूल या प्रधान प्रविष्टि की पुस्तक के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जिसमें लेन-देन का एक कालानुक्रमिक रिकॉर्ड होता है जिसमें पोस्ट करने से लेकर खाता तक किया जाता है; जिस क्रम में वे होते हैं उसी क्रम में लेनदेन को पहले पत्रिका में दर्ज किया जाता है; लेखांकन की दुनिया में, जर्नल एक पुस्तक को संदर्भित करता है जिसमें लेनदेन पहली बार लॉग इन किया जाता है, और इसीलिए इसे “मूल प्रविष्टि की पुस्तक” भी कहा जाता है; इस पुस्तक में, सभी नियमित व्यवसाय लेनदेन क्रमिक रूप से दर्ज किए जाते हैं, अर्थात जब वे उत्पन्न होते हैं।
उसके बाद, लेनदेन संबंधित खातों में लेजर को पोस्ट किया जाता है; जब लेनदेन जर्नल में दर्ज किए जाते हैं, तो उन्हें जर्नल एंट्री कहा जाता है; बुक कीपिंग के डबल एंट्री सिस्टम के अनुसार, प्रत्येक लेनदेन दो पक्षों को प्रभावित करता है, अर्थात् डेबिट और क्रेडिट; इसलिए, लेन-देन को गोल्डन बुक ऑफ अकाउंटिंग के अनुसार पुस्तक में दर्ज किया जाता है, यह जानने के लिए कि किस खाते में डेबिट किया जाना है और किसे क्रेडिट किया जाना है।
पत्रिका अथवा नकल बही के दो प्रकार हैं;
जनरल जर्नल वह है जिसमें एक छोटी व्यवसाय इकाई पूरे दिन के व्यापार लेनदेन के लिए रिकॉर्ड करती है
बड़े व्यावसायिक घरानों के मामले में, पत्रिका को विभिन्न पत्रिकाओं में वर्गीकृत किया जाता है जिन्हें विशेष पत्रिकाएं कहा जाता है; इन विशेष पत्रिकाओं में उनके स्वभाव के आधार पर लेनदेन दर्ज किए जाते हैं; इन पुस्तकों को सहायक पुस्तकों के रूप में भी जाना जाता है; इसमें कैश बुक, परचेज डे बुक, सेल्स डे बुक, बिल रिसीवेबल बुक, बिल देय किताब, रिटर्न इनवर्ड बुक, रिटर्न आउटवर्ड बुक और जर्नल उचित शामिल हैं।
पत्रिका का उपयोग उचित लेनदेन जैसे एंट्री खोलने, एंट्री बंद करने, और रेक्टिफिकेशन एंट्री करने के लिए किया जाता है।
लेखांकन प्रक्रिया का पहला चरण एक पत्रिका या लेनदेन के जर्नलिंग को बनाए रखना है; जर्नल अथवा नकल बही में निम्नलिखित विशेषताएं हैं:
परिभाषा और इसकी रिकॉर्डिंग प्रक्रियाओं से, जर्नल की निम्नलिखित विशेषताएं चिह्नित हैं:
एक पत्रिका को बनाए रखने के लिए लेखांकन प्रक्रिया का पहला चरण है; लेनदेन पहले जर्नल में दर्ज किए जाते हैं; इसीलिए पत्रिका को खातों की मूल पुस्तक कहा जाता है।
लेन-देन की घटना और पहचान के तुरंत बाद ये तारीखों के कालानुक्रमिक क्रम में जर्नल में दर्ज किए जाते हैं; चूंकि पत्रिका में लेनदेन को सह-घटना के दिन दर्ज किया जाता है, इसलिए इसे दैनिक रिकॉर्ड बुक कहा जाता है।
दिन-प्रतिदिन के लेनदेन को कालानुक्रमिक क्रम में एक पत्रिका में दर्ज किया जाता है; इस कारण से, पत्रिका को खातों की कालानुक्रमिक पुस्तक भी कहा जाता है।
दोहरे प्रविष्टि प्रणाली के सिद्धांतों के अनुसार हर लेनदेन को दोहरे पहलुओं में एक पत्रिका में दर्ज किया जाता है, अर्थात् एक खाते को डेबिट करना और दूसरे खाते को क्रेडिट करना।
प्रत्येक लेनदेन की जर्नल प्रविष्टि स्पष्टीकरण या कथन के बाद होती है क्योंकि प्रविष्टियों के स्पष्टीकरण भविष्य के संदर्भ के उद्देश्य की सेवा करते हैं।
जर्नल के हर पेज को पांच कॉलम में विभाजित किया गया है: दिनांक, खाता शीर्षक और स्पष्टीकरण, खाता बही, डेबिट मनी कॉलम और क्रेडिट मनी कॉलम।
प्रत्येक लेनदेन के जर्नल प्रविष्टि के लिए उसी राशि का पैसा डेबिट मनी और क्रेडिट मनी कॉलम में लिखा जाता है।
लेन-देन के जर्नलिंग से बही की तैयारी में आसानी होती है; यही कारण है कि पत्रिका को बही को सहायक पुस्तक कहा जाता है।
जर्नल का अर्थ है सामान्य पत्रिका; लेकिन आकार-प्रकृति और लेनदेन की मात्रा को देखते हुए पत्रिकाओं को कई वर्गों में विभाजित किया गया है; उदाहरण के लिए; खरीद पत्रिका, बिक्री पत्रिका, खरीद वापसी पत्रिका, बिक्री वापसी पत्रिका, नकद रसीद जर्नल, नकद संवितरण पत्रिका उचित पत्रिका के बीच; पत्रिका का उपयोग संगठन की आवश्यकता को देखते हुए निर्धारित किया जाता है।
निम्नलिखित उपयोगिता या लाभ या फायदे नीचे दिए गये या चिह्नित हैं;
जैसा कि लेनदेन की पहली रिकॉर्डिंग जर्नल में की जाती है, इसे मूल प्रविष्टि या प्राइम एंट्री की पुस्तक कहा जाता है; सभी व्यावसायिक लेनदेन पहले पत्रिकाओं में जगह पाते हैं और उसके बाद ही उन्हें अलग-अलग खाता बही में दर्ज किया जाता है।
विशेष खाते को डेबिट और क्रेडिट किए जाने के निर्धारण के बाद, प्रत्येक लेनदेन को अलग से दर्ज किया जाता है; यदि हम एक उद्यम में पत्रिकाओं को नहीं खोलते हैं, तो डबल-एंट्री सिस्टम के सिद्धांतों के अनुसार खातों की पुस्तकों को बनाए रखने की संभावनाएं दूरस्थ हैं।
सभी लेनदेन कालानुक्रमिक क्रम में जर्नल में दर्ज किए जाते हैं; इसलिए, खातों की किताबों में किसी भी लेनदेन को छोड़ने की संभावना बहुत पतली है।
सभी जर्नल प्रविष्टियों को संक्षिप्त विवरण के साथ समर्थन किया जाता है। ये कथन भविष्य की तारीखों में लेनदेन के अर्थ और उद्देश्य को समझने में मदद करते हैं।
जर्नल प्रविष्टियाँ वाउचर पर आधारित होती हैं और जब भी होती हैं, तब जर्नल में रिकॉर्ड की जाती हैं; इसलिए, जब वे होते हैं तो लेनदेन को अनायास वर्गीकृत किया जाता है।
एक बड़े व्यवसाय में, एक पत्रिका एक से अधिक में उप-विभाजित होती है; यह उप-विभाग उस पुस्तक में एक प्रकार के लेनदेन को रिकॉर्ड करने में मदद करता है; उदाहरण के लिए, बिक्री बुक रिकॉर्ड केवल क्रेडिट बिक्री और खरीद बुक रिकॉर्ड केवल क्रेडिट खरीद; इन उप-पत्रिकाओं को अलग-अलग और अलग-अलग व्यक्तियों द्वारा नियंत्रित और नियंत्रित किया जाता है; ऐसे मामलों में, स्वाभाविक रूप से, वह व्यक्ति विशेषज्ञता प्राप्त करता है जो उद्यम को अपने सामान्य लक्ष्य को कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से प्राप्त करने में मदद करता है।
जर्नल में, डेबिट कॉलम और क्रेडिट कॉलम का कुल मेल और सहमत होना चाहिए; असहमति कुछ त्रुटियों की प्रतिबद्धता का एक त्वरित संकेत है, जिसे आसानी से पता लगाया और ठीक किया जा सकता है।
निम्नलिखित सीमाएं या नुकसान नीचे दिए गये या चिह्नित हैं;
जर्नल मूल प्रविष्टि की मुख्य पुस्तक है जो सभी व्यापारिक लेनदेन रिकॉर्ड करती है; कभी-कभी, यह इतना भारी और बड़ा हो जाता है कि इसे आसानी से नियंत्रित नहीं किया जा सकता है।
इस पुस्तक में, सभी जानकारी दैनिक आधार और बिखरे हुए रूप में दर्ज की जाती हैं; इसलिए किसी विशेष लेन-देन का पता लगाना बहुत मुश्किल है जब तक कि किसी को उस लेनदेन की घटना की तारीख याद न हो।
सहायक पुस्तकों से पोस्ट करने के विपरीत, जर्नल से लेकर लेज़र खातों में लेनदेन पोस्ट करने में बहुत अधिक समय लगता है क्योंकि हर बार किसी को विभिन्न लीडरशिप खातों में लेनदेन पोस्ट करना पड़ता है।
सहायक पुस्तकों और नकद पुस्तकों की तरह मूल प्रविष्टियों की अन्य पुस्तकों के विपरीत, जर्नल आंतरिक नियंत्रण की सुविधा नहीं देता है, क्योंकि जर्नल में केवल कालानुक्रमिक क्रम में लेनदेन दर्ज किए जाते हैं; हालांकि, सहायक पुस्तकें और कैश बुक में दर्ज किए गए विशेष प्रकार के लेनदेन की एक स्पष्ट तस्वीर देती है।
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